Вовремя ли вы заканчиваете то, что планируете? Наш совет – выбирайте одну или две задачи, максимум три, и уделяйте время только им. Нет смысла пытаться выполнить все и сразу, потому что это просто невозможно, и вы будете только обременены лишним.
Вот 20 быстрых советов о том, как использовать немного лучше свое время, что является самым ценным ресурсом, который у нас есть.
1. Создайте ежедневный план
Планируйте день до его начала. Вы можете сделать это утром, пока пьете кофе или даже лучше вечером перед тем, как заснуть.
План дает вам более четкое представление о том, как вы добьетесь успеха в течение дня, и задачи будут более уложены в вашей голове. Благодаря этому маленькому упражнению, вы будете подготовленными.
Убедитесь, что ваша работа максимально подходит вашему плану.
2. Установите конечный срок для каждой задачи
Имейте в виду, что вам необходимо выполнить задачу А до 10:00, задание Б до 15:00 и задание B до 17:30, например. Это позволит вашей работе не терять время для других видов деятельности.
3. Используйте календарь
Это один из самых важных шагов, который необходимо предпринять для лучшего управления повседневной деятельностью.
Если вы используете Outlook, календарь идет с ними как часть почтового программного обеспечения. Календарь Google — отлично.
Еще лучше, если вы синхронизируете его со своим смартфоном. Таким образом, вы будете иметь доступ ко всем своим задачам, где бы вы ни находились, и не будете отставать от графика, даже если находитесь вне офиса.
4. Используйте органайзер
Это ваш основной инструмент для организации информации, списков задач, проектов и других элементов в зависимости от вашей повседневной жизни.
5. Смотрите и проверяйте свои сроки
Четко выделите крайний срок для задач в календаре и организаторе. Тогда вы точно будете знать, когда именно нужно их закончить.
6. Научитесь говорить НЕТ
Не ставьте себе больше задач, чем сможете выполнить.
Когда вас просят что-то сделать, но вы планируете другое, если возможно, не позволяйте этому отвлечь вас и отложить свою работу на потом.
Пытаясь угодить всем, никому не поможешь!
7. Задайте цель, чтобы закончить план раньше
Когда мы ставим цель сделать что-то вовремя, мы либо заканчиваем его «вовремя», либо позже. Правда в том, что в большинстве случаев это происходит позже.
Поэтому, если мы поставим перед собой задачу немного раньше, в большинстве случаев мы закончим вовремя.
Дайте себе немного более ранних сроков, чем требуется!
8. Поместите часы перед собой
Иногда мы настолько сосредоточены в нашей работе, что теряем лишнее время. Большие часы перед вами дадут четкое представление о времени в данный момент.
9. Настройте напоминание за 15 минут
Большинство календарей имеют функцию напоминания. Если вам нужно принять участие в важной встрече, установите напоминание о ней за 15 минут.
10. Фокус
У вас так много задач, что вы не знаете с чего начать? Или они начинаются с путаницы?
Если это так, сосредоточьтесь только на одной задаче за раз. Используйте совет № 8.
Закройте все лишние приложения, вкладки в браузере, которые не имеют ничего общего с текущей задачей и только отвлекают вас. Сосредоточьтесь на том, что делаете. Это сделает вас намного эффективнее и быстрее.
11. Блокируйте вещи, которые отвлекают вас
Какие вещи вас отвлекают в работе? Текстовые сообщения — SMS, постоянно всплывающие уведомления, звонки по телефону и т. д.
Если мы подсчитаем время, которое тратим на подобные отвлечения, то будем очень удивлены, сколько часов мы теряем. Вы даже можете отключить телефон, если выполняете очень важную работу.
Все это сделает вас намного более продуктивными и повысит концентрацию.
12. Отслеживайте затраченное время
Egg Timer — простой онлайн-таймер. Введите желаемый интервал, который хотите отслеживать (например, 30 минут или час). Когда время закончится, таймер запустит звук, чтобы уведомить вас.
Отличный способ отслеживать и измерять время для задачи.
13. Не сердитесь на несущественные детали
Мы никогда не получим все точно так, как хотим этого, или планируем, поэтому бессмысленно злиться и тратить на это свое время. Мы можем просто пробовать разные способы решения сложной задачи и двигаться дальше.
14. Разделите свои задачи на приоритеты
Мы не можем делать все и сразу, поэтому лучше расставить приоритеты в задачах и делать нужные перерывы. Применяйте правило 80/20 — 20% вложенных средств приносят за 80% отдачи; 80% следствий проистекают из 20% причин, 20% усилий дают 80% результатов.
Множество примеров, подтверждающих справедливость Принципа 80/20, можно найти в области бизнеса. 20% ассортимента продукции дают обычно 80% от общего объема продаж в денежном выражении, то же самое можно сказать о 20% покупателей и клиентов. Кроме того, 20% ассортимента продукции или 20% покупателей обычно приносят компании 80% прибыли.
15. Делегирование задач
Если есть задачи, которые могут быть сделаны кем-то лучше, чем вами, которые не так важны и могут быть выполнены без вашего вмешательства, подумайте о делегировании этих задач и обязанностей. Иногда, это можно сделать даже дистанционно, без лишних затрат времени на встречи.
Ad